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Unter Verschluss

Immer mehr Firmen verwalten die Mitarbeiterakten elektronisch. Aber was gehört hinein? Und wie lange darf man die Daten speichern?

Arbeitsrechtler sehen die Entwicklung zweischneidig. "Die Dokumente werden durch die Digitalisierung schneller und für mehrere Benutzer ortsunabhängig verfügbar, platz- sowie kostensparend und systematisch übersichtlich verwaltet und sind vor dem Zugriff unberechtigter Personen besser geschützt", sagt Frank-Karl Heuchemer, Arbeitsrechtsanwalt bei White & Case.
Üblicherweise finden sich in der Personalakte Bewerbungsunterlagen, der Arbeitsvertrag, Arbeitsunfähigkeitsbescheinigungen sowie Urlaubsanträge und Urlaubsbewilligungen. Hinzu kommen Beurteilungen, Zeugnisse, Referenzen, Lohn- und Gehaltsänderungen und - falls gegeben Ermahnungen und Abmahnungen.
Ein weiterer Knackpunkt beim Datenschutz ist die Frage, wie lange Daten gespeichert werden dürfen. Laut Gesetz dürfen Daten so lange vorgehalten werden "wie erforderlich".


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